Art. 1Begripsomschrijving

In dit reglement wordt verstaan onder:

• Begeleider — werknemers van DIONHR Services.
• Kandidaat — elke medewerker die door diens werkgever, UWV, de gemeente of zichzelf wordt aangemeld voor een loopbaan- of re-integratiedienst.
• Opdrachtgever — UWV, de werkgever van de kandidaat, de gemeente waaronder de kandidaat valt, of de kandidaat zelf.
• Geregistreerde — degene van wie persoonsgegevens in het systeem zijn opgenomen.
• Kandidaat-dossier — alle noodzakelijke persoonsgegevens van de kandidaat in relatie tot diens traject.
• Kandidatenregistratie — de samenhangende verzameling van de op de kandidaten betrekking hebbende persoonsgegevens.
• Houder — de directie van DIONHR Services.

Art. 2Doel van het systeem

De kandidatenregistratie stelt de begeleider in staat te beschikken over gegevens van de kandidaat om:

• te voldoen aan zijn verplichting jegens de kandidaat en de opdrachtgever;
• gegevens te verstrekken aan instanties op grond van een wettelijke verplichting;
• te beoordelen of, en zo ja op welke wijze, de kandidaat voldoet aan zijn verplichting jegens de begeleider;
• in het algemeen de loopbaan- en re-integratietrajecten naar behoren uit te voeren.

Art. 3Welke gegevens mogen worden geregistreerd?

Alleen gegevens die noodzakelijk zijn om de doelen uit artikel 2 te realiseren. Van kandidaten kunnen worden geregistreerd: naam, voorna(a)m(en) en gender; geboortedatum, -plaats en nationaliteit; adres, woonplaats en verhuisdata; een administratienummer; gezinssamenstelling; gegevens over sollicitaties; vorige werkgevers en militaire dienst; opleidingen en specialisaties; lopende studie, cursussen en subsidies; data en reden van begin en einde van dienstverbanden; verzuimgegevens (start/einddatum, functionele beperkingen en noodzakelijke zaken); en overige gegevens waarvan opneming uit de wet voortvloeit of noodzakelijk is voor het traject, met toestemming van de kandidaat.

Art. 4Wat niet wordt geregistreerd

Andere dan de in artikel 3 genoemde gegevens worden niet opgeslagen in het kandidatensysteem. Dit betreft bijvoorbeeld gegevens over religie, politieke voorkeur, seksuele geaardheid of vakbondsactiviteiten. De begeleider garandeert dat er geen “schaduwbestanden” van kandidaat-gegevens worden bijgehouden.

Art. 5Bronnen van gegevens

Opgeslagen kandidaat-gegevens zijn bij voorkeur afkomstig van de geregistreerde zelf en worden verzameld door de begeleiders van de trajecten. Komen gegevens niet van de kandidaat, dan alleen van: de opdrachtgever (werkgever, gemeente, UWV), een nieuwe werkgever, een opleidingsinstituut, UWV, medische informatie van bedrijfsmaatschappelijk werk, Arbodienst of andere gezondheidsinstellingen, en overige adviesbureaus. Gegevens die de begeleider niet vanzelfsprekend bezit, worden alleen na schriftelijke toestemming van de kandidaat opgevraagd.

Art. 6Gebruik van het systeem

Opgenomen persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor de doelstellingen uit artikel 2. Binnen DIONHR Services worden gegevens alleen verstrekt aan personen die belast zijn met de begeleiding, administratie, opleiding, de opdrachtgever en de bedrijfsmedische zorg — nooit meer dan nodig voor de betreffende taak.

Aan derden worden alleen gegevens verstrekt als een wettelijk voorschrift dat vereist. In andere gevallen gebeurt dat uitsluitend na schriftelijke toestemming van de betrokken kandidaat.

Art. 7Vernietiging van verouderde gegevens

Gegevens van ex-kandidaten worden drie jaar na het einde van het traject vernietigd.

Art. 8Beveiliging

Rechtstreekse toegang tot de kandidatenregistratie is voorbehouden aan de begeleider, de houder en in diens opdracht de overige medewerkers van DIONHR Services. De houder zorgt voor de nodige voorzieningen tegen verlies of aantasting van gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking. Dezelfde plicht rust op de begeleider. Alle begeleiders hebben een geheimhoudingsverklaring getekend.

DIONHR Services neemt alle overeenkomstig artikel 32 AVG vereiste maatregelen ter beveiliging van de persoonsgegevens van klanten en werkgevers.

Art. 9Informatieverstrekking aan kandidaten

Alle kandidaten worden geïnformeerd over de doelstellingen van het registratiesysteem en de wijze waarop het wordt gebruikt, en ontvangen individueel een exemplaar van dit reglement. Ook kandidaten die zich na inwerkingtreding aanmelden, worden hierover geïnformeerd en ontvangen dit reglement.

Art. 10Inzage- en correctierecht

Iedere kandidaat heeft het recht de over hem of haar opgeslagen gegevens kosteloos in te zien, evenals de herkomst daarvan. Een mondeling of schriftelijk verzoek bij de beheerder volstaat; inzage wordt binnen één week mogelijk gemaakt.

Niet ter zake doende gegevens kunnen op verzoek worden gewist en foutieve gegevens gecorrigeerd, in overleg tussen kandidaat en beheerder. De kandidaat is niet verplicht fouten te corrigeren en kan daarvoor niet aansprakelijk worden gesteld.

Art. 11Maatregelen bij niet-naleving

Leeft de begeleider de regels uit dit reglement niet correct na, dan worden passende disciplinaire maatregelen genomen door de direct leidinggevende.

Art. 12Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op 1 maart 2026. Alle voorgaande reglementen komen hiermee te vervallen.

Art. 1Begripsomschrijving

In dit reglement wordt verstaan onder:

• Begeleider — werknemers van DIONHR Services.
• Kandidaat — elke medewerker die door diens werkgever, UWV, de gemeente of zichzelf wordt aangemeld voor een loopbaan- of re-integratiedienst.
• Opdrachtgever — UWV, de werkgever van de kandidaat, de gemeente waaronder de kandidaat valt, of de kandidaat zelf.
• Geregistreerde — degene van wie persoonsgegevens in het systeem zijn opgenomen.
• Kandidaat-dossier — alle noodzakelijke persoonsgegevens van de kandidaat in relatie tot diens traject.
• Kandidatenregistratie — de samenhangende verzameling van de op de kandidaten betrekking hebbende persoonsgegevens.
• Houder — de directie van DIONHR Services.

Art. 2Doel van het systeem

De kandidatenregistratie stelt de begeleider in staat te beschikken over gegevens van de kandidaat om:

• te voldoen aan zijn verplichting jegens de kandidaat en de opdrachtgever;
• gegevens te verstrekken aan instanties op grond van een wettelijke verplichting;
• te beoordelen of, en zo ja op welke wijze, de kandidaat voldoet aan zijn verplichting jegens de begeleider;
• in het algemeen de loopbaan- en re-integratietrajecten naar behoren uit te voeren.

Art. 3Welke gegevens mogen worden geregistreerd?

Alleen gegevens die noodzakelijk zijn om de doelen uit artikel 2 te realiseren. Van kandidaten kunnen worden geregistreerd: naam, voorna(a)m(en) en gender; geboortedatum, -plaats en nationaliteit; adres, woonplaats en verhuisdata; een administratienummer; gezinssamenstelling; gegevens over sollicitaties; vorige werkgevers en militaire dienst; opleidingen en specialisaties; lopende studie, cursussen en subsidies; data en reden van begin en einde van dienstverbanden; verzuimgegevens (start/einddatum, functionele beperkingen en noodzakelijke zaken); en overige gegevens waarvan opneming uit de wet voortvloeit of noodzakelijk is voor het traject, met toestemming van de kandidaat.

Art. 4Wat niet wordt geregistreerd

Andere dan de in artikel 3 genoemde gegevens worden niet opgeslagen in het kandidatensysteem. Dit betreft bijvoorbeeld gegevens over religie, politieke voorkeur, seksuele geaardheid of vakbondsactiviteiten. De begeleider garandeert dat er geen “schaduwbestanden” van kandidaat-gegevens worden bijgehouden.

Art. 5Bronnen van gegevens

Opgeslagen kandidaat-gegevens zijn bij voorkeur afkomstig van de geregistreerde zelf en worden verzameld door de begeleiders van de trajecten. Komen gegevens niet van de kandidaat, dan alleen van: de opdrachtgever (werkgever, gemeente, UWV), een nieuwe werkgever, een opleidingsinstituut, UWV, medische informatie van bedrijfsmaatschappelijk werk, Arbodienst of andere gezondheidsinstellingen, en overige adviesbureaus. Gegevens die de begeleider niet vanzelfsprekend bezit, worden alleen na schriftelijke toestemming van de kandidaat opgevraagd.

Art. 6Gebruik van het systeem

Opgenomen persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor de doelstellingen uit artikel 2. Binnen DIONHR Services worden gegevens alleen verstrekt aan personen die belast zijn met de begeleiding, administratie, opleiding, de opdrachtgever en de bedrijfsmedische zorg — nooit meer dan nodig voor de betreffende taak.

Aan derden worden alleen gegevens verstrekt als een wettelijk voorschrift dat vereist. In andere gevallen gebeurt dat uitsluitend na schriftelijke toestemming van de betrokken kandidaat.

Art. 7Vernietiging van verouderde gegevens

Gegevens van ex-kandidaten worden drie jaar na het einde van het traject vernietigd.

Art. 8Beveiliging

Rechtstreekse toegang tot de kandidatenregistratie is voorbehouden aan de begeleider, de houder en in diens opdracht de overige medewerkers van DIONHR Services. De houder zorgt voor de nodige voorzieningen tegen verlies of aantasting van gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking. Dezelfde plicht rust op de begeleider. Alle begeleiders hebben een geheimhoudingsverklaring getekend.

DIONHR Services neemt alle overeenkomstig artikel 32 AVG vereiste maatregelen ter beveiliging van de persoonsgegevens van klanten en werkgevers.

Art. 9Informatieverstrekking aan kandidaten

Alle kandidaten worden geïnformeerd over de doelstellingen van het registratiesysteem en de wijze waarop het wordt gebruikt, en ontvangen individueel een exemplaar van dit reglement. Ook kandidaten die zich na inwerkingtreding aanmelden, worden hierover geïnformeerd en ontvangen dit reglement.

Art. 10Inzage- en correctierecht

Iedere kandidaat heeft het recht de over hem of haar opgeslagen gegevens kosteloos in te zien, evenals de herkomst daarvan. Een mondeling of schriftelijk verzoek bij de beheerder volstaat; inzage wordt binnen één week mogelijk gemaakt.

Niet ter zake doende gegevens kunnen op verzoek worden gewist en foutieve gegevens gecorrigeerd, in overleg tussen kandidaat en beheerder. De kandidaat is niet verplicht fouten te corrigeren en kan daarvoor niet aansprakelijk worden gesteld.

Art. 11Maatregelen bij niet-naleving

Leeft de begeleider de regels uit dit reglement niet correct na, dan worden passende disciplinaire maatregelen genomen door de direct leidinggevende.

Art. 12Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op 1 maart 2026. Alle voorgaande reglementen komen hiermee te vervallen.